"Hoeveel vragen is te veel?" Dat is vaak het eerste wat mensen zich afvragen als ze een formulier maken. Begrijpelijk, maar het begint op de verkeerde plek. Lengte gaat niet echt over tellen. Het gaat erom of elke vraag een reden heeft, en of degene die het invult die reden ook voelt.
Een kort formulier met vage vragen voelt lang. Een langer formulier waarin elke vraag duidelijk ergens voor dient, vult vaak verrassend vlot in. Mik dus niet op een getal, maar op een formulier zonder overbodige vragen.
Waarom er geen magisch getal bestaat
Een aanmelding voor een nieuwsbrief en een intake voor een nieuwe klant hebben een heel andere taak. Voor de eerste heb je een e-mailadres nodig en misschien een naam. Voor de tweede wil je contactgegevens, waar de klant hulp bij zoekt, een paar praktische randvoorwaarden en een moment om even te bellen. Die intake terugbrengen tot twee vragen maakt hem niet beter. Je schuift het werk alleen door naar een vervolgmail.
Hoeveel mensen willen invullen, hangt ook af van wat ze ervoor terugkrijgen. Wie zich aanmeldt voor een evenement waar hij zin in heeft, beantwoordt graag een paar extra vragen over dieetwensen of toegankelijkheid. Wie alleen een korte checklist wil downloaden, heeft weinig zin om eerst bedrijfsgrootte, budget en telefoonnummer in te vullen.
Het eerlijke antwoord is dus: de juiste lengte hangt af van het doel, en van wat het de invuller oplevert.
De ene vraag die elke vraag moet doorstaan
Stel jezelf bij elke vraag in je formulier één ding: wat ga ik met dit antwoord doen?
Is het antwoord helder ("hiermee sturen we de aanvraag naar de juiste collega", "dit hebben we nodig voor de catering"), dan blijft de vraag. Is het antwoord "misschien handig" of "dat vroegen we altijd al", dan kan hij waarschijnlijk weg.
Een paar vragen die vaak sneuvelen:
- Functie en bedrijfsgrootte op een simpel contactformulier, terwijl niemand ernaar kijkt.
- "Hoe ben je bij ons terechtgekomen?" als niemand de uitkomsten ooit leest.
- Een telefoonnummer terwijl je altijd per e-mail antwoordt.
- Dezelfde informatie twee keer, bijvoorbeeld naar het land vragen terwijl je al om een volledig adres hebt gevraagd.
Loop je formulier eens samen met een collega door en zeg bij elke vraag hardop wat er met het antwoord gebeurt. Het klinkt simpel, maar zo vind je snel de vragen die er alleen uit gewoonte in staan.
Lengte is moeite, niet alleen het aantal vragen
Twee formulieren met evenveel vragen kunnen heel anders aanvoelen. Waar het echt om draait, is hoeveel moeite elke vraag kost.
- Kiezen kost minder moeite dan typen. Een vraag met een paar duidelijke opties is zo beantwoord. Een open tekstvak vraagt om nadenken, formuleren en typen.
- Iets opzoeken is zwaar. Een ordernummer, polisnummer of exacte datums betekent dat iemand eerst moet gaan zoeken. Vraag het alleen als je het nu echt nodig hebt.
- Gevoelige vragen remmen af. Bij vragen over gezondheid, geld of persoonlijke omstandigheden hoort een korte uitleg: waarom vraag je dit en wie ziet het antwoord?
- Onduidelijke vragen zijn de langste van allemaal. Moet iemand een vraag twee keer lezen om hem te snappen, dan kost die meer dan drie heldere vragen samen.
Voelt een formulier te lang? Kijk dan niet alleen naar het aantal vragen, maar vooral naar welke vragen veel werk zijn. Vaak kun je die een stuk lichter maken.
Vijf manieren om je formulier korter te maken zonder iets te missen
- Schrap wat alleen 'leuk om te weten' is. Alles wat niet slaagt voor de vraag "wat doe ik hiermee?" gaat als eerste.
- Vraag het later. Sommige gegevens heb je pas nodig als iemand klant, gast of deelnemer wordt. Vraag ze dan, in een vervolgstap, in plaats van vooraf.
- Laat antwoorden bepalen wat er volgt. Met vertakkingen ziet iemand alleen de vragen die op hem van toepassing zijn. Wie aangeeft alleen te komen, krijgt geen vragen over een introducé.
- Maak van typen kiezen. Vallen de antwoorden meestal in een paar duidelijke groepen, bied ze dan aan als opties en houd een veld "anders" voor de rest.
- Knip dubbele vragen in tweeën. Eén vraag die twee dingen tegelijk vraagt, is lastiger dan twee korte vragen. Kortere vragen laten een formulier vaak sneller aanvoelen, ook al komt er eentje bij.
Wanneer een langer formulier helemaal oké is
Sommige formulieren zijn lang omdat de taak groot is: een sollicitatie, een onboardingvragenlijst of een uitgebreide aanmelding voor een evenement. Dat is prima. Belangrijk is dat het formulier zuinig omgaat met iemands tijd.
- Verdeel de vragen over stappen met duidelijke namen, zoals "Over jou", "Je evenement" en "Verder nog iets?".
- Laat de voortgang zien, zodat mensen weten waar ze zijn.
- Houd een logische volgorde aan: eerst de makkelijke vragen, daarna de details en de persoonlijkste vragen alleen als daar een reden voor is.
- Maak duidelijk wat verplicht is en wat niet, zodat niemand vastloopt.
Een lang formulier dat overzichtelijk is, is veel vriendelijker dan een kort formulier dat rommelig aanvoelt.
Vertel vooraf wat er komt
Mensen ontspannen als ze weten waar ze aan beginnen. Eén korte zin bovenaan doet al veel: waar het formulier voor is, hoe lang het ongeveer duurt en wat er gebeurt nadat ze het hebben verstuurd.
"Dit duurt ongeveer twee minuten. We reageren binnen één werkdag." Zeg het natuurlijk alleen als het klopt. Een eerlijke inschatting wekt vertrouwen. Een te rooskleurige inschatting doet precies het omgekeerde.
Korte formulieren zijn ook beter voor privacy
Alleen vragen wat je nodig hebt, is niet alleen goed ontwerp. Het is ook een van de kernprincipes van de AVG: verzamel de gegevens die je nodig hebt voor een duidelijk doel, en niet meer. Elke vraag die je schrapt, is informatie die je niet hoeft te bewaren, te beveiligen of later te verwijderen.
Nog een reden om streng te zijn met vragen 'voor de zekerheid'. Heb je iemands geboortedatum niet nodig, vraag er dan ook niet naar. Je formulier wordt korter en je gegevens worden makkelijker te beheren.
Hoe we hier bij Cuppaform over denken
Cuppaform wordt nog gebouwd, en de lengte van formulieren is iets waar we veel aandacht aan besteden. In onze live demo stelt een formulier één vraag tegelijk en verschijnen vervolgvragen alleen als een eerder antwoord ze relevant maakt. We werken aan meer manieren om je te helpen formulieren kort en vriendelijk te houden, en we delen onderweg wat we leren.
Probeer de demo en ervaar hoe het voelt om een formulier in te vullen dat alleen vraagt wat nodig is.