Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke: Cuppaform (“Cuppaform”, “wij”) — handelsnaam/merk.

Laatst bijgewerkt: 17 oktober 2026 (Europe/Amsterdam)
Taal: Nederlands

1. Wie zijn wij

Cuppaform (handelsnaam/merk, cuppaform.com) is een AI-formulierbouwer: u beschrijft een formulier en Cuppaform helpt u het te bouwen, te delen en te beheren. Cuppaform bevindt zich op dit moment in een pre-launchfase (wachtlijst / early access). Cuppaform is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze Privacyverklaring.

Privacycontact: via de contactpagina. Formele bedrijfsgegevens zijn op verzoek beschikbaar.

2. Rollen onder de AVG

Deze Privacyverklaring betreft vooral verwerkingen waarbij Cuppaform verwerkingsverantwoordelijke is. Heeft u een formulier ingevuld dat iemand anders met Cuppaform heeft gebouwd? Neem dan eerst contact op met de organisatie die dat formulier heeft gepubliceerd; zij bepaalt wat er met uw antwoorden gebeurt.

3. Wat wij verwerken en waarom

3.1 Wachtlijst en early access

• Gegevens: e-mailadres; gekozen taal (locale); de pagina waarop u zich heeft aangemeld; een toestemmingsmarkering; en een tijdstempel
• Doel: u informeren over de lancering van Cuppaform en u uitnodigen voor early access
• Grondslag: toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG). Op dit moment worden er geen wachtlijstmails verstuurd. U kunt uw toestemming altijd intrekken en uw gegevens laten verwijderen via de contactpagina, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere rechtmatige verwerking
• Waar: opgeslagen in onze eigen omgeving die wordt gehost bij Cloudflare

3.2 Contactformulier

• Gegevens: uw e-mailadres en bericht, plus de gekozen taal (locale), de pagina waarvandaan u het verstuurde, een toestemmingsmarkering en een tijdstip
• Doel: uw vraag of verzoek beantwoorden
• Grondslag: gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren (art. 6 lid 1 onder f) of precontractuele stappen op uw verzoek (art. 6 lid 1 onder b)

3.3 E-mailcorrespondentie

• Gegevens: e-mailadres, naam, inhoud van e-mails en bijlagen die u ons stuurt
• Doel: met u communiceren over de wachtlijst, early access, support en andere vragen
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f) en/of overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b)
• Let op: onze e-mail op het domein cuppaform.com loopt via Google Workspace

3.4 Accounts en de formulierbouwer (zodra beschikbaar)

• Gegevens: accountgegevens (naam, e-mail, organisatie, inloggegevens), gebruiks- en configuratiegegevens en — zodra betaalde abonnementen worden ingevoerd — abonnements- en factuurgegevens
• Doel: de Cuppaform-dienst leveren en beveiligen, support, facturatie
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c) voor de fiscale administratie; gerechtvaardigd belang bij beveiliging en misbruikpreventie (art. 6 lid 1 onder f)
• Voordat accounts, AI-functies of betaalde abonnementen live gaan, werken wij deze Privacyverklaring waar nodig bij, inclusief eventuele aanvullende providers

3.5 Respondentgegevens en prompts (als verwerker, zodra beschikbaar)

• Gegevens: antwoorden die respondenten in uw formulieren invullen, en de omschrijvingen/prompts en inhoud die u invoert om formulieren te genereren
• Doel: de formulierbouwer voor u hosten en exploiteren
• Grondslag (uw kant): door u als verantwoordelijke bepaald; wij verwerken op uw gedocumenteerde instructies (art. 28 AVG) onder de verwerkersovereenkomst

3.6 Technische gegevens en beveiliging

• Gegevens: IP-adres, browser/user agent, tijdstempels en vergelijkbare verzoekgegevens
• Doel: de website leveren, beschermen tegen misbruik en aanvallen, en draaiende houden
• Grondslag: gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website (art. 6 lid 1 onder f)
• Let op: de website wordt gehost en geleverd via Cloudflare

3.7 Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analytische cookies.

Wij gebruiken alleen functionele opslag: uw themakeuze (bijvoorbeeld licht/donker) en uw taalkeuze worden opgeslagen in de localStorage van uw browser, zodat de site uw voorkeuren onthoudt. Beide zijn strikt noodzakelijk voor de functies die u zelf kiest. Deze informatie blijft op uw apparaat, wordt niet gebruikt om u te volgen en hiervoor is geen toestemming nodig. U kunt deze gegevens altijd verwijderen door de sitegegevens in uw browser te wissen.

In het kader van beveiliging en levering kan Cloudflare strikt noodzakelijke, beveiligingsgerelateerde cookies plaatsen. Mochten wij ooit niet-noodzakelijke cookies of analytics willen gebruiken, dan vragen wij eerst uw toestemming en passen wij deze verklaring aan.

4. Categorieën gegevens (samenvatting)

• Identiteits- en contactgegevens (e-mailadres; naam/organisatie indien opgegeven)
• Wachtlijst- / early-accessgegevens (aanmelddatum, toestemming)
• Contactformulier en e-mailcorrespondentie
• Technische / loggegevens (IP, user agent, tijdstempels — voor zover nodig voor beveiliging en exploitatie)
• Functionele voorkeur (themakeuze in localStorage, op uw apparaat)
• Zodra beschikbaar: accountgegevens, en respondentgegevens / prompts die als uw gegevens onder uw verantwoordelijkheid worden verwerkt (zie §2)

Wij verzamelen niet opzettelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden als verantwoordelijke. Dien zulke gegevens niet in via de wachtlijst of het contactformulier.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doelen in deze verklaring en om aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen. Wij bewaren gegevens ook voor zover nodig om verwijderings- of andere rechtenverzoeken af te handelen.

6. Ontvangers en verwerkers

Wij schakelen de volgende providers in als verwerker:

• Cloudflare — hosting van de website, CDN, beveiliging en opslag van wachtlijst- / early-accessgegevens
• Google (Google Workspace) — e-mail op het domein cuppaform.com
• Autoriteiten waar wettelijk verplicht
• Professionele adviseurs onder geheimhouding, voor zover redelijkerwijs nodig

Wanneer accounts, AI-functies of betaalde abonnementen live gaan, kunnen aanvullende providers nodig zijn; wij werken deze lijst vóór dat moment bij. De actuele lijst is op verzoek beschikbaar. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

7. Internationale doorgifte

Cloudflare en Google zijn providers met groepsmaatschappijen in de Verenigde Staten; persoonsgegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Bij doorgifte buiten de EER gebruiken wij passende waarborgen zoals de AVG vereist, zoals een adequaatheidsbesluit (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework waar de provider is gecertificeerd) en/of EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s).

8. Uw rechten (AVG)

Waar Cuppaform verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u verzoeken om:

• Inzage, rectificatie, wissen
• Beperking van de verwerking
• Gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekking van toestemming (zonder afbreuk aan eerdere rechtmatige verwerking)
• U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of uw lokale EU-toezichthouder)

Dien privacyverzoeken in via de contactpagina. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

Voor respondentgegevens in formulieren die met Cuppaform zijn gebouwd: neem eerst contact op met de organisatie die het formulier heeft gepubliceerd (de verantwoordelijke); wij assisteren als verwerker.

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontrole, encryptie tijdens transport (HTTPS) en het beperken van toegang tot wie die nodig heeft. Geen maatregel is perfect; meld vermoedelijke incidenten via de contactpagina.

10. Minderjarigen

Cuppaform is bedoeld voor professionals, teams en bedrijven. De wachtlijst en de dienst zijn niet gericht op kinderen, en wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken, bijvoorbeeld wanneer accounts, AI-functies of betaalde abonnementen live gaan. Materiële wijzigingen worden op de site en/of per e-mail aangekondigd waar passend. De datum “Laatst bijgewerkt” wijzigt bij elke revisie.

12. Contact

Cuppaform
Privacy en overige vragen: via de contactpagina.