Heeft elk formulier een toestemmingsvakje nodig?

Nee. Gebruik je iemands gegevens alleen om te doen waar hij om vroeg, zoals zijn vraag beantwoorden of hem aanmelden voor een evenement, dan hoef je daar geen toestemming voor te vragen. Je moet wel vertellen wat je met de gegevens doet. Voor extra's, zoals een nieuwsbrief of het delen van gegevens met een partner, heb je meestal toestemming nodig.

Mag ik het nieuwsbriefvakje alvast aanvinken?

Nee. Onder de AVG moet toestemming een actieve keuze zijn, dus een vooraf aangevinkt vakje telt niet. Laat het leeg, beschrijf duidelijk waarvoor iemand zich aanmeldt en maak afmelden later makkelijk.

Hoe lang mag ik antwoorden uit een formulier bewaren?

De AVG noemt geen vast aantal dagen of maanden. Je mag persoonsgegevens alleen bewaren zolang je ze nodig hebt voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Kies een logisch moment, zoals na het evenement of als een aanvraag is afgehandeld, noem dat in je privacyverklaring en verwijder de gegevens daarna ook echt.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig met mijn formuliertool?

Als de tool de persoonsgegevens van je invullers namens jou opslaat of verwerkt, dan ja: de AVG verwacht een verwerkersovereenkomst met die aanbieder. Veel aanbieders hebben een standaardovereenkomst. Controleer dat die er is voordat je antwoorden gaat verzamelen.

Een AVG-vriendelijk formulier maken: een praktische checklist

Zodra een formulier vraagt om een naam, een e-mailadres of iets anders over een persoon, heb je te maken met de AVG. Dat klinkt zwaar, zeker voor een klein team dat gewoon aanmeldingen of feedback wil verzamelen. Gelukkig komt een AVG-vriendelijk formulier voor de meeste situaties neer op een paar heldere gewoontes.

In dit artikel lopen we die stap voor stap door. Het zijn praktische tips, geen juridisch advies. Is je situatie ingewikkeld of verzamel je gevoelige gegevens, leg het dan even voor aan een privacydeskundige.

Begin met één duidelijk doel

Schrijf, voordat je ook maar één vraag toevoegt, in één zin op waar het formulier voor is. "Met dit formulier melden mensen zich aan voor onze open dag." "Met dit formulier beantwoorden we vragen van mogelijke klanten."

Die ene zin helpt enorm. Hij vertelt je welke vragen erin horen, hij vormt de kern van wat je mensen vertelt, en hij voorkomt dat het formulier langzaam verandert in een verzamelbak voor gegevens. Onder de AVG verzamel je persoonsgegevens voor een bepaald doel, en gebruik je ze later niet zomaar voor iets heel anders.

Merk je dat het formulier twee taken heeft, bijvoorbeeld aanmelden voor een evenement én een mailinglijst opbouwen? Behandel dat dan als twee aparte doelen. Dat is straks belangrijk bij toestemming.

Vraag alleen wat je nodig hebt

Dataminimalisatie is een van de basisprincipes van de AVG: verzamel wat je nodig hebt voor je doel, en niets meer. Voor formulieren is dat een heel praktische regel. Vraag je bij elke vraag af: wat gaan we echt met dit antwoord doen?

Heb je een volledig adres nodig, of alleen een postcode of woonplaats?
Heb je een geboortedatum nodig, of wil je alleen weten of iemand 18 of ouder is?
Heb je een telefoonnummer nodig als je toch alleen per mail reageert?

Elke vraag die je schrapt, levert gegevens op die je niet hoeft te beveiligen, te bewaren of later te verwijderen. En je formulier wordt er korter en prettiger van. Daar schreven we meer over in Hoe lang mag een formulier zijn?

Vertel wat er met de antwoorden gebeurt

Mensen hebben het recht om te weten wat je met hun gegevens doet. Daarvoor hoef je geen lap tekst in je formulier te zetten. Een korte, duidelijke zin bij de verzendknop, met een link naar je privacyverklaring, is meestal genoeg.

In je privacyverklaring staat het volledige verhaal: wie je bent en hoe mensen je bereiken, waarom je de gegevens verzamelt en op welke grond, wie ze ontvangt, hoe lang je ze bewaart en welke rechten mensen hebben, zoals inzage en verwijdering. De zin in het formulier is de vriendelijke samenvatting. Bijvoorbeeld:

"We gebruiken je gegevens alleen om je aan te melden voor de open dag en je praktische informatie te sturen. Twee maanden na de open dag verwijderen we ze. Lees ook onze privacyverklaring."

Schrijf het alleen op als het klopt. Een korte, eerlijke belofte die je nakomt, wekt veel meer vertrouwen dan een lange die niemand kan controleren.

Toestemmingsvakjes: wanneer wel, en wanneer niet

Niet elk formulier heeft een toestemmingsvakje nodig. Stuurt iemand je een vraag, dan mag je zijn gegevens gebruiken om die te beantwoorden: daarom nam hij juist contact op. Meldt iemand zich aan voor een evenement, dan mag je zijn gegevens gebruiken om zijn plek te regelen. Je moet mensen nog steeds informeren, maar je hoeft geen toestemming te vragen voor precies datgene waar ze zelf om vroegen.

Toestemming wordt belangrijk bij de extra's, de dingen waarvoor mensen niet kwamen:

iemand toevoegen aan een nieuwsbrief of marketingmails;
gegevens delen met een partner of sponsor;
een antwoord, naam of foto publiceren, bijvoorbeeld als review.

Vraag je wel om toestemming, dan zorgen een paar regels ervoor dat die geldig en eerlijk is:

Standaard leeg. Niets doen of een vooraf aangevinkt vakje is geen toestemming.
Eén doel per vakje. "Stuur me de nieuwsbrief" en "deel mijn gegevens met sponsors" zijn twee aparte keuzes.
Geen voorwaarde voor iets anders. Maak het nieuwsbriefvakje niet verplicht om je aan te melden voor een evenement.
Gewone taal. Zeg in één zin die iedereen begrijpt waar iemand mee instemt.
Makkelijk in te trekken. Stoppen moet net zo makkelijk zijn als aanmelden, en je vertelt hoe dat werkt.
Leg het vast. Noteer wanneer iemand toestemming gaf en wat de tekst op dat moment was.

Een vakje met "Ik heb de privacyverklaring gelezen" is meestal niet nodig. Informeren is jouw taak, en een duidelijke link doet dat. Bewaar vakjes voor echte keuzes.

Wees voorzichtig met gevoelige vragen

Sommige gegevens zijn onder de AVG extra gevoelig, de zogeheten bijzondere persoonsgegevens: bijvoorbeeld over gezondheid, godsdienst of levensovertuiging, etnische afkomst, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond. Voor het verzamelen daarvan gelden veel strengere regels.

Gewone formulieren kunnen daar ongemerkt aan raken. Een vraag naar dieetwensen kan iets zeggen over iemands gezondheid of geloof. Een vraag over toegankelijkheid kan iets zeggen over een beperking. Dat betekent niet dat je die vragen niet mag stellen, want ze helpen mensen juist om zich welkom te voelen. Het betekent wel dat je een uitzondering uit artikel 9 AVG nodig hebt, in de praktijk meestal de uitdrukkelijke toestemming van de invuller, en dat je:

ze alleen stelt als je het antwoord echt gebruikt, bijvoorbeeld voor de catering of de zaalindeling;
de vraag waar mogelijk optioneel maakt en uitlegt waarom je hem stelt;
beperkt wie de antwoorden kan zien;
de antwoorden verwijdert zodra ze hun werk hebben gedaan, bijvoorbeeld na het evenement.

Wil je naar iets gevoeligers vragen dan dit, vraag dan eerst advies.

Spreek af wie de antwoorden ziet, en hoe lang

Antwoorden uit formulieren hebben de neiging zich te verspreiden: hier een export, daar een doorgestuurde spreadsheet, nog ergens een kopie in iemands downloadmap. Spreek daarom voor het publiceren twee dingen af.

Wie de antwoorden mag zien. Alleen de mensen die ze nodig hebben voor het doel. De cateraar heeft de dieetwensen nodig, niet ieders telefoonnummer.

Hoe lang je ze bewaart. De AVG noemt geen vaste termijn. Je bewaart gegevens zolang je ze nodig hebt voor het doel, en daarna verwijder je ze. Kies dus een moment dat past: na het evenement, als een vraag is beantwoord en afgehandeld, of als een sollicitatieronde is afgerond. Schrijf het op en zet een herinnering in je agenda. Een bewaartermijn werkt alleen als iemand de gegevens ook echt verwijdert.

Kies een formuliertool die helder is over data

Bewaart een formuliertool de antwoorden van je invullers voor je, dan verwerkt die tool persoonsgegevens namens jou. De AVG verwacht dan dat je een verwerkersovereenkomst hebt met die aanbieder, en dat je weet wat er met de gegevens gebeurt. Dingen om na te gaan:

Waar worden de gegevens opgeslagen, en staat dat duidelijk vermeld?
Biedt de aanbieder een verwerkersovereenkomst aan?
Welke andere diensten (subverwerkers) zijn erbij betrokken?
Kun je antwoorden zelf exporteren en volledig verwijderen?
Kun je bepalen wie in je team toegang heeft?

Een aanbieder die deze vragen in gewone taal beantwoordt, maakt het een stuk makkelijker om je eigen privacyverklaring te schrijven.

Een korte checklist voordat je publiceert

Het formulier heeft één duidelijk doel, opgeschreven in één zin.
Elke vraag heeft een reden, en vragen voor "je weet maar nooit" zijn weg.
Er staat een korte zin over wat er met de antwoorden gebeurt, met een link naar je privacyverklaring.
Toestemming vraag je alleen voor extra's, met lege, aparte vakjes.
Gevoelige vragen zijn optioneel, uitgelegd en echt nodig, en je vraagt er uitdrukkelijke toestemming voor.
Je weet wie de antwoorden kan zien.
Je hebt besloten wanneer de antwoorden worden verwijderd, en iemand doet dat ook echt.
Je formuliertool heeft een verwerkersovereenkomst en vertelt duidelijk waar de gegevens worden opgeslagen.

Hoe wij hier bij Cuppaform over denken

Cuppaform wordt nog gebouwd, en privacy willen we vanaf het begin goed doen in plaats van het er later aan vast te plakken. Onze live demo werkt met vaste regels en draait volledig in je browser, dus wat je daar typt, gaat nergens heen. Terwijl we het echte product bouwen, werken we eraan dat je makkelijk alleen vraagt wat je nodig hebt en duidelijk bent naar de mensen die je formulieren invullen. In onze privacyverklaring staat nu al hoe we op deze website met gegevens omgaan, zoals bij de wachtlijst, het contactformulier en, alleen als je cookies accepteert, Google Analytics. Voordat de formulierbouwer live gaat, vullen we die aan met precies hoe we met de gegevens van je invullers omgaan.

Probeer de demo en ervaar hoe een kort, vriendelijk formulier voelt.